Project Admin Support Officer

Job Description

• Bertanggung jawab langsung dalam mengatur dan/ atau memberikan dukungan administratif, dokumentasi, koordinasi tim dan stakeholder, serta pengaturan sumberdaya pendukung lainnya. Termasuk penyusunan rencana operasional dan laporan secara berkala.
• Menyusun dan melaksanakan rencana operasional, mengelola administrasi dan aset kantor, termasuk kontrak, laporan, dan dokumentasi project.
• Memastikan semua dokumen administratif tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
• Membantu koordinasi antara tim proyek, mitra, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Menyusun jadwal rapat, mencatat notulen, dan mendistribusikan informasi penting kepada tim terkait.
• Mengumpulkan dan menyusun data untuk laporan administrasi operasional kantor dan memastikan semua administratif berjalan sesuai dengan kebijakan organisasi dan donor.
• Mengelola dan memproses administrasi keuangan seperti faktur, reimburse, dan dokumen pendukung lainnya.
• Mengatur perjalanan dinas, akomodasi, dan kebutuhan logistik lainnya untuk tim program.
• Mengelola pengadaan, aset, dan perlengkapan project sesuai kebutuhan.
• Mendukung audit internal dan eksternal dengan menyiapkan dokumen yang diperlukan.
• Membuat laporan pelaksanaan operasional kantor secara berkala termasuk laporan aset dan penggunaannya, serta administrasi lainnya yang dibutuhkan organisasi.

Job Qualifications

• Minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Keuangan, atau bidang terkait.
• Minimal 2–3 tahun pengalaman dalam administrasi project, manajemen dan operasional kantor.
• Memiliki pengalaman dan pemahaman tentang pengelolaan dokumen, pelaporan, serta standar administrasi dan operasional project.
• Memiliki pengalaman bekerja pada project yang didanai oleh donor internasional atau NGO menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan dalam menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), sistem manajemen proyek, dan perangkat akuntansi.
• Memiliki pengalaman dalam pengelolaan aset, pengadaan barang dan jasa pada project NGO dan terkait lainnya.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan, dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris lebih disukai.
• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang kuat dengan perhatian terhadap detail.
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan dalam tim, sering kali di lokasi lapangan terpencil.
• Kemampuan untuk menulis laporan yang jelas dan ringkas dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia.
• Bersedia untuk melakukan perjalanan ke lokasi proyek.