I. PURPOSE OF THE POSITION

Memberikan dukungan administrasi kegiatan di lapangan, kesekretariatan, koordinasi kegiatan, pengelolaan dokumen, serta komunikasi proyek sehingga pelaksanaan kegiatan berjalan secara efektif, efisien, dan sesuai dengan target serta jadwal yang telah ditetapkan.

II. ROLES & RESPONSIBILITIES

A. Planning

• Menyiapkan agenda rapat dan kesiapan materi kegiatan.
• Menjadwalkan kegiatan meeting Sprint Team.
• Membuat jadwal meeting dengan Malaysia, Donor Offices, dan pihak terkait.

B. Implementation

• Memberikan dukungan dalam penyediaan absensi, tanda terima, pencatatan biaya pengeluaran, dan pelaporan kepada administrasi tim proyek.
• Menyusun surat-menyurat, notulen rapat, dan berbagai dokumen proyek lainnya.
• Mendokumentasikan hasil rapat beserta tindak lanjutnya.
• Membantu penyelenggaraan meeting dan perjalanan dinas dalam lingkup Reconnect Borneo.
• Mengembangkan dan memelihara sistem pengarsipan dokumen proyek, baik dalam bentuk digital maupun fisik.
• Memastikan seluruh dokumen proyek tersimpan secara rapi, aman, mudah ditelusuri, dan terdokumentasi dengan baik.
• Mengelola arsip surat, kontrak, laporan, dokumen teknis, dokumentasi kegiatan, serta dokumen proyek lainnya.

C. Reporting

• Membantu penyusunan laporan perkembangan kegiatan proyek.
• Mendokumentasikan notulen (minutes of meeting) dan materi diskusi Sprint Team.
• Mencatat dan mendokumentasikan meeting dengan Malaysia, Donor Offices, dan pihak terkait.

III. SAFEGUARD, RISK MANAGEMENT & COMPLIANCE

• Melaksanakan aktivitas dengan menghormati masyarakat adat, hak asasi manusia, kesetaraan gender, dan praktik konservasi yang inklusif sesuai dengan standar dan nilai organisasi.
• Menjaga kerahasiaan data dan informasi organisasi serta bertindak sesuai dengan kewenangannya.
• Berkontribusi dalam identifikasi, analisis, dan pengukuran tingkat risiko.
• Berkontribusi dalam pengelolaan risiko sesuai strategi penanganan risiko yang telah ditetapkan.

VI. KUALIFIKASI

A. Knowledge & Experience

• Minimal Sarjana (S1) di bidang Administrasi, Manajemen, Bahasa Inggris, Komunikasi, Hubungan Internasional, Ilmu Sosial, atau bidang lain yang relevan.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun sebagai Project Assistant, Administrative Assistant, Secretary, Executive Assistant, atau posisi serupa.
• Diutamakan memiliki pengalaman bekerja pada organisasi non-pemerintah (NGO), lembaga pembangunan, proyek donor internasional, atau proyek konservasi.
• Memiliki reputasi dalam menunjukkan integritas profesional yang tinggi, secara konsisten menjadi teladan dalam perilaku kerja, serta menjunjung tinggi nilai dan standar etika bagi diri sendiri maupun tim.
• Memiliki komitmen terhadap visi, misi, dan tantangan yang dihadapi WWF-Indonesia, disertai integritas pribadi dan profesional.

B. Technical / Specific Knowledge

• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan dalam Bahasa Indonesia yang sangat baik.
• Disiplin dan bertanggung jawab.
• Memiliki kemampuan menyusun dokumen resmi, laporan, notulen rapat, dan korespondensi profesional.
• Teliti, sistematis, dan memiliki perhatian tinggi terhadap detail.
• Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang baik.
• Menjunjung tinggi integritas, profesionalisme, dan kerahasiaan informasi proyek.
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook).
• Terampil menggunakan Google Workspace (Google Docs, Sheets, Drive, dan Calendar).
• Mampu mengelola sistem pengarsipan digital maupun fisik.
• Memiliki kemampuan menyusun laporan dan presentasi secara profesional.
• Terbiasa menggunakan platform komunikasi daring seperti Microsoft Teams, Zoom, atau Google Meet.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memiliki kemampuan dan kemauan untuk bekerja sebagai bagian dari tim dalam memenuhi tenggat waktu yang ketat serta menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi.

At Yayasan WWF Indonesia we are committed to creating an inclusive working environment, where diversity is valued and there is equality of opportunity. We therefore welcome applications from all sections of the community, and we offer a range of benefits to encourage a work life balance.

Please submit your application by clicking the Apply button below or by sending your Curriculum Vitae to vacancy@wwf.id with the subject "Role Name - Name", no later than July 29th, 2026.

We encourage early applications, as this vacancy may close prior to the deadline once a suitable candidate is identified.