I. TUJUAN POSISI

Procurement Specialist bertanggung jawab mengelola dan memberikan dukungan teknis atas proses pengadaan barang, jasa, dan pekerjaan konstruksi di WWF-Indonesia, termasuk pengadaan proyek yang dikelola melalui mekanisme pendanaan pemerintah, donor bilateral dan multilateral, serta sumber pendanaan terbatas (restricted funding) lainnya.

Posisi ini memastikan seluruh proses pengadaan dilaksanakan secara transparan, kompetitif, akuntabel, efisien, berintegritas, dan memberikan value for money, serta sesuai dengan kebijakan WWF-Indonesia, persyaratan donor, ketentuan pemerintah, perjanjian pendanaan, dan ketentuan khusus proyek yang berlaku.

Dalam menjalankan perannya, Procurement Specialist bertindak sebagai focal point teknis pengadaan bagi unit kerja dan proyek, khususnya untuk pengadaan yang memiliki nilai, risiko, atau kompleksitas tinggi. Posisi ini memberikan konsultasi dan pendampingan dalam penentuan metode pengadaan, procurement planning, penyusunan dokumen, proses tender/evaluasi, kontrak, dan contract management.

Procurement Specialist juga mendukung Strategic Sourcing & Operations Manager dalam memastikan tata kelola pengadaan berjalan efektif, terdokumentasi, dapat diaudit, dan terus mengalami peningkatan melalui pengembangan sistem, digitalisasi, standardisasi, dan peningkatan kapasitas internal.

II. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

A. Perencanaan dan Pelaksanaan Pengadaan

• Mengelola proses pengadaan barang, jasa, dan pekerjaan konstruksi sesuai PADOK, kebijakan WWF-Indonesia, persyaratan donor, serta regulasi yang berlaku.
• Menyusun dan mengelola dokumen pengadaan, termasuk RFQ, RFP, Purchase Order (PO) dan/atau kontrak, serta dokumen pendukung lainnya.
• Memberikan konsultasi kepada unit kerja mengenai metode pengadaan, strategi sourcing, serta penyusunan spesifikasi teknis dan Internal Cost Estimation (ICE/HPS).
• Memastikan seluruh proses pengadaan dilaksanakan secara transparan, kompetitif, efisien, dan terdokumentasi dengan baik.
• Mengoordinasikan seluruh tahapan pengadaan mulai dari perencanaan/procurement planning, procurement request, hingga kontrak dan/atau PO diterbitkan.

B. Pengadaan melalui Mekanisme Pendanaan Pemerintah dan Donor

• Mengelola dan memberikan dukungan teknis atas pengadaan untuk proyek yang dikelola melalui mekanisme pendanaan pemerintah, termasuk BPDLH, serta proyek yang dibiayai oleh donor bilateral, multilateral, development partners, dan sumber pendanaan lainnya.
• Menelaah grant/financing agreement, project manual, procurement plan, dan persyaratan khusus pendanaan serta memastikan penerapannya dalam proses pengadaan.
• Mengelola proses pengadaan yang memerlukan prior review, no-objection, persetujuan, atau post-review dari pemerintah, donor, atau pihak pemberi dana sesuai ketentuan yang berlaku.
• Memastikan dokumentasi dan pelaporan procurement memenuhi persyaratan WWF-Indonesia, pemerintah, donor, dan proyek, serta mendukung donor/government review dan audit.
• Mendukung tindak lanjut atas temuan audit dan compliance review, termasuk penyusunan dan pemantauan corrective action.

C. Pengelolaan Vendor dan Kontrak

• Mengembangkan dan memelihara database penyedia barang dan jasa WWF-Indonesia.
• Melaksanakan proses registrasi, due diligence, evaluasi, dan pemantauan kinerja penyedia.
• Melakukan pemeriksaan legalitas, kapasitas, pengalaman, conflict of interest, integritas, sanctions/debarment, dan risiko penyedia sesuai tingkat risiko pengadaan.
• Mendukung penyusunan, perubahan, perpanjangan, maupun penutupan kontrak.
• Memastikan seluruh dokumen kontrak dan vendor terdokumentasi secara lengkap dan mudah ditelusuri.

D. Tata Kelola Pengadaan, Kepatuhan, dan Manajemen Risiko

• Memastikan proses pengadaan memenuhi kebijakan WWF-Indonesia, ketentuan pemerintah, persyaratan donor, dan prinsip transparency, fairness, accountability, integrity, serta value for money.
• Mengidentifikasi dan memitigasi risiko pengadaan, termasuk fraud, corruption, collusion, dan conflict of interest.
• Memberikan rekomendasi perbaikan atau eskalasi apabila terdapat ketidaksesuaian atau risiko material dalam proses pengadaan.
• Mendukung audit internal dan eksternal, donor review, government review, serta tindak lanjut atas temuan terkait pengadaan.

E. Pengembangan Sistem, Perencanaan, dan Peningkatan Proses

• Mendukung penyusunan, implementasi, dan monitoring procurement plan berdasarkan Annual Work Plan (AWP).
• Berpartisipasi dalam pengembangan SOP, template, pedoman kerja, serta standardisasi proses pengadaan.
• Memonitor procurement lead time, compliance, vendor performance, dan risiko keterlambatan.
• Mendukung implementasi dan pengembangan sistem digital procurement seperti Panda Connect maupun sistem lainnya.
• Mengidentifikasi peluang penyederhanaan proses bisnis dan peningkatan efisiensi layanan pengadaan.

F. Monitoring, Pelaporan, dan Dukungan Teknis

• Menyusun laporan pengadaan, dashboard, dan analisis data procurement untuk kebutuhan manajemen maupun donor.
• Melakukan monitoring terhadap indikator kinerja pengadaan, termasuk procurement lead time dan implementasi procurement plan.
• Memberikan konsultasi, pendampingan, dan sosialisasi kebijakan pengadaan kepada unit kerja.
• Berkontribusi dalam pengembangan kapasitas internal melalui pelatihan, berbagi pengetahuan, dan penyusunan panduan pengadaan.

III. PERLINDUNGAN, MANAJEMEN RISIKO, DAN KEPATUHAN

• Melaksanakan tugas sesuai Code of Conduct, Core Values, kebijakan organisasi, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Mendukung penerapan kebijakan Safeguarding WWF-Indonesia serta memastikan lingkungan kerja yang aman, inklusif, dan bebas dari pelecehan, eksploitasi, diskriminasi, maupun penyalahgunaan kewenangan.
• Menjunjung tinggi prinsip Hak Asasi Manusia, Kesetaraan Gender, dan inklusi dalam pelaksanaan tugas.
• Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, dan data yang diperoleh dalam pelaksanaan tugas.
• Mendukung penerapan prinsip integritas, anti-fraud, anti-korupsi, transparansi, dan akuntabilitas sesuai kebijakan organisasi.

IV. KEWENANGAN PELAPORAN

• Melapor kepada Strategic Sourcing & Operations Manager.
• Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan kualitas proses procurement sesuai ruang lingkup kewenangan yang diberikan.
• Memberikan rekomendasi teknis terkait metode, hasil evaluasi, dan kepatuhan proses pengadaan.
• Bertindak sebagai focal point teknis procurement dan mengeskalasi risiko atau ketidaksesuaian material kepada atasan langsung.

V. MATRIKS KOORDINASI

Hubungan Kerja Internal

• Berkoordinasi dengan Strategic Sourcing & Operations Manager, Strategic Sourcing & Operations Department, Financial Management & Technology, Legal, Risk & Safeguards, Forest & Wildlife, Marine & Fisheries, Strategic Innovation for Conservation, Climate & Market Transformation, Impact Monitoring & Quality, Communications, Partnership & Growth, People & Culture, serta unit kerja dan proyek terkait.

Hubungan Kerja Eksternal

• Berkoordinasi dengan vendor/penyedia barang dan jasa, konsultan, mitra pelaksana, BPDLH dan lembaga pemerintah terkait, donor bilateral dan multilateral, development partners, auditor, WWF Network, serta pemangku kepentingan lainnya sesuai kebutuhan pengadaan dan proyek.

VI. KUALIFIKASI

Pendidikan & Pengalaman

• Minimal Sarjana (S1) di bidang Procurement, Supply Chain Management, Business Administration, Finance, Engineering, Law, Public Administration, atau bidang lain yang relevan.
• Minimal 3 tahun pengalaman dalam bidang procurement, dengan pengalaman progresif dalam mengelola proses pengadaan.
• Berpengalaman mengelola proses competitive procurement secara end-to-end.
• Pengalaman bekerja dengan BPDLH dan/atau lembaga pemerintah, donor bilateral/multilateral, development partners, atau proyek pembangunan sangat diutamakan.
• Memiliki pengalaman menangani pengadaan bernilai tinggi dan/atau memiliki risiko atau kompleksitas tinggi.
• Memiliki pengalaman mendukung donor review, government review, audit internal, dan/atau audit eksternal.
• Memiliki sertifikasi procurement seperti CIPS, LKPP, atau sertifikasi setara diutamakan.

Keterampilan Teknis

• Procurement planning dan end-to-end procurement.
• Competitive sourcing dan tender management.
• Vendor dan contract management.
• Procurement risk dan compliance management.
• Donor dan government-funded procurement.
• Analisis, dokumentasi, dan pelaporan procurement.
• Analisis dan pelaporan atas rencana pengadaan, risiko pengadaan, Total Cost of Ownership, dan commercial value.

At Yayasan WWF Indonesia, we are committed to creating an inclusive working environment where diversity is valued and equal opportunities are provided to all. We therefore welcome applications from all sections of the community and offer a range of benefits to support a healthy work-life balance.

Please submit your application by clicking the Apply button below or sending your Curriculum Vitae (CV) to vacancy@wwf.id with the subject “Position Title – Name” no later than September 25th, 2026.

We encourage early applications, as this vacancy may close prior to the deadline once a suitable candidate has been identified.